Pourquoi organiser une réunion hors des locaux ?

Les entreprises font de plus en plus le choix d’organiser des réunions hors de leurs locaux. En effet, les cadres conviviaux favorisent les échanges entre la direction et le personnel d’une entreprise. Loin du bureau où règne un climat stressant, le changement d’environnement permet aux uns et aux autres de mieux s’extérioriser. Si vous hésitez toujours à faire le choix d’organiser vos réunions hors de votre espace de travail, nous vous invitons à découvrir dans cet article les raisons pour lesquelles vous devez faire ce choix.

Changer d’environnement permet d’optimiser les échanges

À force de se rendre régulièrement à un endroit, on finit par s’en lasser. Les locaux d’une entreprise peuvent donc se révéler défavorables aux échanges et aux partages d’idées. Il n’est pas rare de voir des collaborateurs afficher un désintérêt lors d’une séance de travail. Peu réactifs pendant les échanges, on en surprend même certains en train de faire autre chose. Plusieurs études ont montré que la lassitude au travail est principalement causée par le cadre. Pour éviter cela, il est donc important de varier l’environnement des échanges. Quelle que soit la nature de la séance, sortir de vos quatre murs de temps à temps contribuerait grandement à la réussite de vos réunions de travail. Veuillez cliquer ici pour plus de détails. 

Apaiser le stress que génère l’environnement de travail

Le stress est nuisible à la motivation, et par ricochet à la productivité. Lorsqu’il est excessif, il peut même entraîner le burn-out chez certaines personnes. Afin de diminuer le stress de l’environnement professionnel, il est conseillé d’opter pour des réunions hors des bureaux qui sont propices à la détente. Ce sont des moments qui permettront à vos collaborateurs de changer d’air et d’échapper à la monotonie des locaux. 

Par ailleurs, avec le développement et l’adoption en masse des concepts de Nomadisme, de coworking, ou de flexibles desks, un salarié n’a pas forcément besoin d’être dans les locaux d’une entreprise pour être productif. Au contraire, la concentration et la productivité peuvent même être meilleures à l’extérieur, dans un environnement plus motivant. 

Changer d’environnement pour rompre les barrières hiérarchiques

Opter pour des séances de travail hors de vos locaux peut permettre de faire tomber les barrières hiérarchiques, et tirer le meilleur de vos collaborateurs. En effet, le climat de crainte du responsable qui règne généralement dans les entreprises peut être un frein à l’optimisation des échanges avec le personnel. Tenir vos réunions dans un cadre confortable et moins formel va donc permettre à vos collaborateurs de s’exprimer plus librement.  

Stimuler l’esprit créatif de vos collaborateurs

Les réunions organisées dans le cadre de la conception d’un nouveau projet ou les séances de réflexions sur les difficultés rencontrées par une entreprise nécessitent une forte expression de l’esprit de créativité. Pour cela, il est important de réunir votre équipe dans un cadre plus propice à la réflexion. La meilleure option dans ce cas serait sans doute un somptueux décor loin de vos locaux professionnels. En effet, loin du climat stressant du bureau, vos collaborateurs pourront exprimer tout le génie qui somnole en eux. Vous risquez vous-même d’être surpris du résultat de cette approche. 

Faciliter la cohésion de groupe 

Le recrutement de nouveaux agents au sein de votre entreprise peut être à l’origine de certains dysfonctionnements qu’il convient de régler en adoptant une approche efficace. Pour cela, il est particulièrement conseillé de réunir de temps en temps votre personnel dans un environnement convivial, loin de vos locaux. Ces moments permettront à vos collaborateurs d’échanger sur des sujets qui leur permettront de mieux sympathiser. Le renforcement des liens créés par les discussions dans ce cadre améliorera sans doute l’ambiance de travail au sein de vos équipes. 

Les critères de choix de son espace de réunion

S’il est important de tenir des séances hors de vos locaux, il est tout autant important de choisir un cadre favorable aux échanges. Nous vous conseillons donc de privilégier une salle de réunion confortable, disposant de tout le matériel (projecteur, connexion internet, tableau blanc, micros, haut-parleurs, etc.) nécessaire à vos activités. Veuillez également vous assurer que la structure dispose d’une salle de pause-café confortable, et d’un service de restauration à proximité.