Comment mettre en place une pointeuse horaire ?
La pointeuse horaire est un appareil issu de la nouvelle technologie. Elle permet d’enregistrer les allées et venues de vos collaborateurs. Son installation au sein d’une entreprise constitue un acte majeur pour son développement. Elle vous permet de mieux gérer vos activités et le temps de travail de vos employés. Toutefois, sa mise en place nécessite le respect de certaines règles. Ainsi, découvrez comment mettre en place une pointeuse horaire ?
Quels sont les prérequis avant la mise place d’une pointeuse horaire ?
Avant d’installer une Pointeuse horaire, vous devez avoir une idée du système qu’il faut pour votre entreprise. Alors, il vous faut procéder à un sondage interne pour faire un choix.
Comment trouver le système de pointage qui correspond à vos ambitions ?
Il existe aujourd’hui plusieurs systèmes de pointage. Vous avez la pointeuse mécanique, la pointeuse numérique et celle biométrique. C’est pourquoi, vous devez prendre le temps pour trouver un système qui correspond à vos ambitions. Il est important de rappeler que chaque pointeuse à un rôle particulier.
La pointeuse mécanique et numérique ont pour vocation de déterminer les horaires réalisés par vous employés. En effet, elle vous permet de mieux gérer les plannings en fonction des informations enregistrées. Tandis que, la pointeuse biométrique permet à certains agents d’accéder en toute sécurité à certaines zones de votre entreprise.
Pourquoi réaliser un sondage interne avant de mettre en place une pointeuse horaire ?
La phase d’analyse est une étape indispensable pour tout projet sérieux. D’abord, vous devez savoir qu’il est important de prendre connaissance du fonctionnement de toutes les branches de votre entreprise. Ainsi, vous pouvez étudier chaque rouage de votre entreprise.
Après une analyse de près des informations recueillies de votre sondage, vous pouvez aller rechercher une solution pour vos inquiétudes. Vous avez la possibilité de vous rapprocher des personnes ayant une véritable expérience dans le domaine. Ces dernières pourront vous fournir des conseils utiles. Il ne faut surtout pas oublier que vous êtes le principal acteur de votre projet.
À ce titre, vous êtes la personne idéale pour prendre la meilleure décision pour le choix système de pointage. Il vous suffit de relier les informations collectées à votre vision de la gestion de votre entreprise.
Quelles sont les démarches nécessaires pour mettre en place une pointeuse horaire ?
Les démarches nécessaires à la mise place d’une pointeuse horaire sont nombreuses.
- Vous devez faire le choix de la pointeuse horaire idéale
- Vous allez faire une déclaration à la CNIL.
- Vous devez établir un ensemble de règles de pointage
- Vous devez transmettre l’information à votre personnel.
Le choix de la pointeuse idéale
Pour choisir un système de pointage pour votre entreprise, vous devez prendre en compte certains critères. D’abord, votre environnement de travail doit être un critère primordial. Ensuite, vous devez miser sur la simplicité de l’interface de votre système de pointage.
Votre appareil doit être facile d’accès pour vous faciliter l’usage. Enfin, la sécurité des données est impérative. Il est recommandé d’opter pour une solution en ligne. Là, vous avez la possibilité de vérifier ou seront hébergées les données de vos salariés.
La nécessité de faire une déclaration à la CNIL
La mise place d’une pointeuse horaire nécessite une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Liberté. Pour cela, vous devez faire une liste des données nécessaires à votre collecte. Ensuite, vous allez fixer les réels objectifs de collecte et les soumettre à la CNIL. Après cela, vous devez attendre l’autorisation de la CNIL avant d’installer votre pointeuse horaire.
L’établissement des règles de pointages
Comme vous le savez déjà, les pointeuses horaires sont très fiables pour la collecte des données. Pour ça, vous devez instaurer des règles qui vous faciliteront la gestion de votre pointeuse horaire. Ces règles permettront également de bien gérer les heures supplémentaires.
La communication avec votre personnel
La communication avec vos employés est en amont et en aval de la procédure de mise en place de votre système de pointage. Vous devez recueillir les différentes impressions de vos employés lors de votre audit interne.
Après l’installation de votre dispositif de pointage, vous avez pour obligation d’informer votre personnel. Il ne s’agit pas de leur imposer une attitude à adopter à votre personnel, mais plutôt de les amener à comprendre les avantages d’un tel dispositif.
